Звіт про роботу загального відділу міської ради за І півріччя 2017 року – БОБРОВИЦЯ СЬОГОДНІ

Звіт про роботу загального відділу міської ради за І півріччя 2017 року

Основними завданнями загального відділу є: забезпечення діловодства в апараті міської ради, реєстрація розпоряджень міського голови з основної діяльності, ведення роботи із запитами на публічну інформацію; депутатськими зверненнями, листами, заявами, оперативно-технічний контроль за строками проходження і виконання службових документів; отримання почтової кореспонденції в паперовому та електронному виглядах; доведення до виконавців листів та іншої кореспонденції.

Повідомляє сайт СНОВСЬК СЬОГОДНІ з посиланням на міську раду.

За звітний період загальним відділом була розроблена та направлена в відділи  Інструкція з діловодства Сновської міської ради. Розроблено та затверджено на сесії Положення про загальний відділ міської ради. На завершальній стадії знаходиться розробка Посадових інструкцій для працівників загального відділу. Складено та виконується план роботи загального відділу на ІІІ квартал. Розроблена та введена в дію нова номенклатура справ для  відділу.

За  6 місяців загальним відділом спільно з іншими відділами підготовлено 79 розпоряджень міського голови з основної діяльності, забезпечено доведення їх у визначені строки до відповідних управлінь та відділів.

За звітний період  відділом оформлено більше 30 протоколів засідань постійних комісій міської ради, та 7 протоколів пленарних засідань.

Станом на 30.06.2017р. було зареєстровано та передано за призначенням 1547 документів (вхідної кореспонденції), опрацьовано і надано на розгляд  міському голові близько 1000 резолюцій. Відправлено оформленої у встановленому порядку  службової кореспонденції – 951 лист.

Опрацьовані всі вхідні документи. З березня місяця взято на контроль 95 листів, які надійшли в електронному вигляді. На 71 лист надано відповідь. Станом на 1.07.п.р. на контролі знаходилось 24 листи. Також є документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.

Щотижня готується і надається відповідальним  інформаційний матеріал щодо термінів виконання цих документів.

З січня до міської ради надійшло  53 звернення, заяви, листи та пропозиції від депутатів, розгляд яких контролюється загальним відділом.

В ІІ кварталі п.р. зареєстровано 18 запитів відповідно до п. 3 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації», з них:

Про надання відомостей щодо заробітної плати – 1

Про надання копій нормативних документів Сновської міської ради – 6

Про надання інформації щодо земельних питань – 1

Про надання  інформації щодо  придбання  навчальної літератури  –1 і т.п.

Всі вони належним чином опрацьовані, направлені до виконавців, на всі надані відповіді.

В загальному відділі працює реєстратор місця проживання, яка займається  реєстрацію/зняттям з реєстрації місця проживання/перебування фізичної особи шляхом внесення відомостей  у відповідні документи.

За 6 місяців було знято з реєстрації   близько 270 чоловік;

Зміна назви міста та вулиці – близько 1920 чоловік;

Видано довідок – 341;

Листування з судовими органами, юстицією – 70 шт.

Відомостей про склад зареєстрованих  близько 700 (для субсидій);

Також реєстратор готує та передає інформації про реєстрацію осіб до територіального підрозділу ДМС, відділу Державного реєстру виборців, районного військового комісаріату і т.д;

Працівники загального відділу, а при великому напливі людей, з допомогою інших працівників міської ради, займаються видачею довідок про склад сім’ї,  про місце проживання і т.п., які потрібні для Управління соціального захисту населення, нотаріуса та інших установ. За шість місяців поточного року їх було видано 3 тисячі 974 шт.

Загальним відділом надавалась практично-методична допомога працівникам міської ради у редагуванні та підготовці вихідних листів та інших документів.

Також загальний відділ виконує інші доручення керівного складу міської ради.

У ході проведеної роботи  відділом  виявлено проблемні моменти, які перешкоджають нормальному функціонуванню загального відділу, потребують  удосконалення системи контролю.

Суттєво ускладнює роботу розміщення міської ради в двох приміщеннях.

Для видачі довідок необхідне створення відділення ЦНАПу.

Великий обсяг кореспонденції  (тільки вхідної за 6 місяців –1547 листів), це більше ніж у 5 разів перевищує допустиму норму для неавтоматизованої реєстрації  – 600 листів у рік,

Для покращення роботи загального відділу необхідно впровадження нового програмного комплексу автоматизованої системи документообігу, що дозволить – автоматизувати процес реєстрації документів; – автоматизувати процес ведення реєстраційно-контрольних карток; – забезпечити пошук та ефективний доступ до необхідної інформації; – створити електронний архів сканованих оригіналів вхідних документів.  дозволить суттєво спростити процес реєстрації та пошук зв’язку між раніше зареєстрованими документами.

КОМЕНТУВАТИ

Your email address will not be published.


*